Przestałeś wyrabiać i po raz pierwszy zatrudniasz kogoś do firmy, w której nie ma kadrowej ani działu personalnego. To nie jest jedna decyzja, tylko kilkanaście, a część z nich ma terminy liczone w dniach; wybór formy umowy potrafi wrócić po dwóch latach z rachunkiem za zaległe składki. Ta książka układa pierwsze trzydzieści dni w kolejność.
Dla kogo jest ta książka
Dla właściciela jednoosobowej działalności albo małej firmy, który zatrudnia pierwszą osobę w życiu, a biuro rachunkowe prowadzi mu wyłącznie podatki. Zakładamy, że nikt nie sprawdzi twoich dokumentów wcześniej niż inspektor pracy albo sąd.
- Jeśli ktoś już dla ciebie pracuje na zleceniu, w twoich godzinach i twoim sprzętem.
- Jeśli znasz kwotę, którą chcesz zaproponować, ale nie wiesz, ile wyjdzie z konta firmy.
- Jeśli pierwszy dzień pracy jest za tydzień, a ty nie masz jeszcze skierowania na badania.
- Jeśli piszesz ogłoszenie i słyszałeś, że trzeba w nim teraz podawać wynagrodzenie.
- Jeśli chcesz zatrudnić kogoś na próbę i nie wiesz, na ile miesięcy wolno ją zawrzeć.
- Jeśli minął pierwszy miesiąc i nie wiesz, czy prowadzisz właściwą dokumentację.
- Jeśli po trzech tygodniach okazało się, że to nie ta osoba.
Co znajdziesz w środku
Jedenaście rozdziałów w porządku kalendarza: dwa tygodnie przed startem, tydzień przed startem, dzień zero, pierwszy tydzień, pierwszy miesiąc. Pierwszy rozstrzyga o formie umowy, drugi liczy koszt, trzeci i czwarty przygotowują dokumenty oraz samą umowę, kolejne prowadzą przez zgłoszenia, akta osobowe, czas pracy i pierwszą wypłatę. Na końcu rozstanie, granica dla prawnika i plan na trzydzieści dni.
- Test dziesięciu pytań o to, jak praca będzie faktycznie wyglądała, i sposób czytania wyniku, bo nazwa na górze dokumentu nie przesądza o kwalifikacji umowy.
- Co zmieniła nowelizacja obowiązująca od 8 lipca 2026 roku: polecenie inspektora, a po jego niewykonaniu decyzja okręgowego inspektora pracy stwierdzająca istnienie stosunku pracy.
- Trzy poziomy kosztu złego wyboru formy umowy: grzywna za wykroczenie, zaległe składki z odsetkami liczonymi od terminu każdej z nich i odpowiedzialność karna przy uporczywym naruszaniu praw pracownika.
- Rachunek kosztu zatrudnienia: składki finansowane przez pracodawcę, sytuacje, w których nie płaci się Funduszu Pracy, wpłata do PPK i pozycje, które składkami nie są.
- Co musi znaleźć się w ogłoszeniu o pracę od 24 grudnia 2025 roku i o które dane wolno pytać kandydata, a o które nie.
- Kolejność dnia zerowego: podpisana umowa, orzeczenie lekarskie, szkolenie wstępne, a dopiero potem pierwsze zadanie.
- Dwa terminy siedmiodniowe biegnące od pierwszego dnia pracy: zgłoszenie do ubezpieczeń i informacja o warunkach zatrudnienia, plus drugi dokument po trzydziestu dniach.
- Pięć części akt osobowych, karta ewidencji czasu pracy i doba pracownicza, przez którą nadgodziny powstają niechcący.
Czego w niej nie ma
Nie ma tu porady w twojej sprawie, bo nie znam twojej branży, stanowiska ani umów z kontrahentami; to nie zastąpi prawnika ani księgowej. Nie ma sposobów na obejście przepisów, a kilka razy pada wprost, gdzie kończy się oszczędność, a zaczyna wykroczenie. Nie ma perspektywy pracownika ani szczegółowo rozpisanych uprawnień rodzicielskich. Wszystkie stawki podane są ze stanem na 2026 rok, z adresem, pod którym sprawdzisz aktualne.
Najczęstsze pytania
Ile naprawdę kosztuje pracownik zatrudniony za najniższą krajową?
Do kwoty brutto dochodzą składki finansowane przez pracodawcę: emerytalna, rentowa, wypadkowa, Fundusz Pracy z Funduszem Solidarnościowym i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Przy stopie wypadkowej stosowanej przez małych płatników daje to około jednej piątej ponad brutto. Do tego dochodzi wpłata do PPK, badania wstępne, szkolenie BHP, obsługa kadrowo-płacowa oraz trzydzieści trzy dni wynagrodzenia chorobowego rocznie po twojej stronie.
Czy mogę zatrudnić kogoś na umowę zlecenie zamiast na umowę o pracę?
Zależy to od tego, jak praca będzie wykonywana, a nie od tego, jak nazwiesz dokument. Zatrudnienie w warunkach podporządkowania, w miejscu i czasie wyznaczonym przez zatrudniającego, jest stosunkiem pracy bez względu na nazwę umowy, a zastępowanie w takich warunkach umowy o pracę umową cywilnoprawną jest wykroczeniem. Zlecenie broni się tam, gdzie nie ma grafiku ani bieżących poleceń, a druga strona ma innych klientów i własny sprzęt.
Co muszę mieć przygotowane przed pierwszym dniem pracy pracownika?
Umowę na piśmie podpisaną przed dopuszczeniem do pracy albo pisemne potwierdzenie warunków, orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań na danym stanowisku wraz z kopią skierowania oraz kartę szkolenia wstępnego BHP. Do tego oświadczenie z danymi osobowymi, zakres obowiązków, klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych i ocenę ryzyka zawodowego. Potrzebna jest też pisemna umowa z jednostką służby medycyny pracy, zawierana na okres nie krótszy niż rok.
W jakim terminie zgłasza się pracownika do ZUS?
W terminie siedmiu dni od powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od dnia rozpoczęcia pracy wskazanego w umowie. Pracownika zgłasza się na formularzu ZUS ZUA, członków rodziny na ZUS ZCNA, a po rozwiązaniu umowy wyrejestrowuje na ZUS ZWUA, również w siedem dni. Ten sam termin, liczony od dopuszczenia do pracy, dotyczy odrębnej informacji o warunkach zatrudnienia.
Czy przy jednym pracowniku muszę mieć regulamin pracy i regulamin wynagradzania?
Nie. Oba stają się obowiązkowe dopiero przy zatrudnieniu co najmniej pięćdziesięciu pracowników, a przy dwudziestu do czterdziestu dziewięciu na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Nie znika przez to potrzeba ustalenia rozkładu czasu pracy, terminu i miejsca wypłaty czy zasad korzystania ze sprzętu; przy jednej osobie prościej zapisać to w umowie albo w obwieszczeniu.
Czy w okresie próbnym mogę zwolnić pracownika bez podania przyczyny?
Wypowiedzenia umowy na okres próbny nie trzeba uzasadniać, ale musi mieć formę pisemną i zachowywać okres wypowiedzenia zależny od długości próby: trzy dni robocze, tydzień albo dwa tygodnie. Przy umowie na czas określony i nieokreślony przyczyna jest obowiązkowa i musi być rzeczywista oraz konkretna, a w piśmie zamieszcza się pouczenie o dwudziestojednodniowym terminie odwołania do sądu pracy. Urlop, przerwy i wynagrodzenie chorobowe obowiązują od pierwszego dnia próby.
Pierwszy pracownik jest kosztem stałym w firmie, w której przychód stały nie jest, i zestawem formalności, których nikt nie sprawdzi, dopóki nie sprawdzi ich inspektor. Ta książka pokazuje, co robi się w którym tygodniu, żeby obie te rzeczy były policzone przed pierwszym dniem pracy, a nie po nim.
